Некоторые работники используют КЭП руководителя, когда подписывают документы организации, но такое использование может привести к неблагоприятным последствиям для руководителя и компании. Разберемся, почему.
Удостоверяющие Центры выпускают сертификаты КЭП по строгим правилам, которые установлены в 63-ФЗ «Об электронной подписи». Перед тем, как выдать сертификат, УЦ удостоверяет личность владельца: он лично встречается с сотрудниками УЦ, предъявляет паспорт и отправить вместо себя представителя с доверенностью не может. После этого владелец сам несет ответственность за конфиденциальность своей КЭП — он должен следить за тем, чтобы подпись не использовали без его согласия (п. 1 ч. 1 ст. 10 63-ФЗ).
Закон прямо не запрещает работнику пользоваться КЭП руководителя с его согласия. Но тогда руководитель, который сам разрешил подписывать файлы от его имени, лично несет ответственность за возможные последствия. Работник может злоупотребить полномочиями — подписать документы самовольно. Тогда доказать, что подпись поставил не владелец, а другой человек, почти невозможно. Поэтому для руководителя безопаснее наделить работника полномочиями подписывать определенные документы и выпустить ему КЭП на уполномоченного сотрудника.
Передача ЭП другому лицу
Владелец не должен передавать КЭП третьему лицу, например, коллеге, даже на основании распоряжения или акта приема-передачи. Такой процесс не обеспечивает конфиденциальность ключей КЭП и создает ложное ощущение безопасности, потому что сертификат электронной подписи содержит информацию о юрлице, а также ФИО и СНИЛС владельца подписи: руководителя или уполномоченного сотрудника — на основании учредительных документов и доверенности.
Например, КЭП юрлица можно сравнить с печатью и подписью директора на бумаге. Если кроме директора кто-то еще сможет расписываться на документах от его имени, то в случае разбирательств нельзя будет установить, кто именно поставил подпись, а директор не сможет доказать, что он не подписывал конкретную бумагу.
Удостоверяющие Центры выпускают сертификаты КЭП по строгим правилам, которые установлены в 63-ФЗ «Об электронной подписи». Перед тем, как выдать сертификат, УЦ удостоверяет личность владельца: он лично встречается с сотрудниками УЦ, предъявляет паспорт и отправить вместо себя представителя с доверенностью не может. После этого владелец сам несет ответственность за конфиденциальность своей КЭП — он должен следить за тем, чтобы подпись не использовали без его согласия (п. 1 ч. 1 ст. 10 63-ФЗ).
Закон прямо не запрещает работнику пользоваться КЭП руководителя с его согласия. Но тогда руководитель, который сам разрешил подписывать файлы от его имени, лично несет ответственность за возможные последствия. Работник может злоупотребить полномочиями — подписать документы самовольно. Тогда доказать, что подпись поставил не владелец, а другой человек, почти невозможно. Поэтому для руководителя безопаснее наделить работника полномочиями подписывать определенные документы и выпустить ему КЭП на уполномоченного сотрудника.
Передача ЭП другому лицу
Владелец не должен передавать КЭП третьему лицу, например, коллеге, даже на основании распоряжения или акта приема-передачи. Такой процесс не обеспечивает конфиденциальность ключей КЭП и создает ложное ощущение безопасности, потому что сертификат электронной подписи содержит информацию о юрлице, а также ФИО и СНИЛС владельца подписи: руководителя или уполномоченного сотрудника — на основании учредительных документов и доверенности.
Например, КЭП юрлица можно сравнить с печатью и подписью директора на бумаге. Если кроме директора кто-то еще сможет расписываться на документах от его имени, то в случае разбирательств нельзя будет установить, кто именно поставил подпись, а директор не сможет доказать, что он не подписывал конкретную бумагу. Рекомендация по выбору типа сертификата электронно-цифровой подписи
- С 1 января 2022 СКБ Контур временно не выдает сертификаты на руководителя. Можно выпустить сертификат на юрлицо для сотрудника или ФЛ (физическое лицо) и работать с ним до конца 2022 года. В Контур-Экстерне сдача отчетности осуществляется по доверенности. Она формируется в электронном виде и отправляется автоматически с каждым переданным документом.
- На ИП можем выпустить только сертификат ФЛ. Пользователь сможет сдавать отчеты во все контролирующие органы через программу Контур-Экстерн, кроме ФСС.
- Сертификаты, выданные на руководителя или ИП можно использовать до конца их срока действия, но не позднее 31 декабря 2022 года.
Почему важно выпускать в сертификат на сотрудников?
- Если компания работает с ЭТП/ИС, которая использует OID, то Вам обязательно нужен сертификат сотрудника. Так как ЭЦП, выпущенные в ФНС, не содержат OID.
- Если в Вашей организации несколько человек работает с торгами/порталами, то приобретение сертификата на каждого из них – это удобно, т.к. им не придется быть привязанными к одному рабочему месту, а ситуация, когда нужно одновременно подписывать разные документы на разных ИС, не вызовет сложностей.
- Не забывайте, что передавать свой сертификат другим лицам рискованно. Даже если Вы полностью доверяет сотрудникам и уверены, что они умышленно не станут подписывать некорректный отчет или контракт, Вы всё равно не застрахованы от того, что кто-то сделает это ненамеренно. Если это будет один сертификат, скопированный на всех, невозможно будет установить, кто совершил ошибку.
«Охрана труда» одно из направлений для обучения. Оно специализируется на онлайн-обучении руководителей организаций и специалистов службы охраны труда.
«Закупки 44‑ФЗ, 223‑ФЗ» одно из направлений для обучения. Оно специализируется на онлайн-обучении для заказчиков и поставщиков по 44-ФЗ и 223-ФЗ.
“Маркетинг и продажи” одно из направлений для обучения. Оно специализируется на онлайн-обучении для специалистов по интернет-продвижению, а также менеджеров по продажам и их руководителей. В курсах дается минимум теории, весь акцент на практике.
